Stadtwerke erfüllen unter einem Dach eine Reihe von Aufgaben mit unterschiedlichen Anforderungen: z.B. Verlegen von Medien (Gas, Wasser, Fernwärme, Internet) im Straßenbau, Betrieb von Anlagen zum Erzeugen bzw. Einspeisen von Medien in die Leitungsnetze, Bereitstellen von Hausanschlüssen für die Medien. Sie verfügen i.d.R. über eigene Werkstätten, Geräte und Lagerungskapazitäten. Auch wenn eine Reihe von Leistungen in diesen Bereichen mit Fremdfirmen ausgeführt werden, bleiben zumindest die Koordination der Fremdfirmen sowie Notfalleinsätze zur schnellen Hilfe bei Ausfällen in der Verantwortung der Stadtwerke. Damit müssen zwingend Ressourcen an Mitarbeitern mit den erforderlichen Kompetenzen, Geräten und (Ersatz-)Teilen in dafür geeigneten Gebäuden, Werkstätten und Lagerhallen bereitgehalten werden.

Problem dabei: ein- und dasselbe Teil kann für unterschiedliche Zwecke bereitgehalten werden: für den Neubau einer Energietrasse, für die geplante Wartung einer Anlage oder um bei Ausfall einer Anlage bis zur Reparatur eine (minimale) Leistung wiederherzustellen. Wie erhält der Disponent die notwendige Information über erforderliche Menge zum Zeitpunkt, um das Teil korrekt zu disponieren?

Lösung: im Rahmen des Digitalisierungsprogramms wird dafür gesorgt, dass die erforderliche Information aus den unterschiedlichen, eingesetzten IT-Systemen (für Ausschreibung von Bauvorhaben im Tiefbau, Management von Projekten, Instandhaltungsplanung und –disposition, Notfalleinsatzsteuerung) für die Disposition bereitgestellt wird.

Unter allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis für die Belange der Disposition schaffen (Überschrift: je besser die Information der Disposition desto sicherer die Verfügbarkeit der Teile zum erforderlichen Zeitpunkt). Bei jedem Stakeholder die spezifischen, für die Disposition relevanten Abhängigkeiten diskutieren (“Wieviel Kabel ich brauche, weiß ich erst, wenn die Straße aufgebuddelt ist”, “Wann ich die Straßenlaternen benötige, weiß ich erst, wenn die Stadt den betreffenden Bauabschnitt freigegeben hat (und alle Rechnungen mit abgelaufenen Zahlungszielen beglichen hat)”, “wenn ein Notfall reinkommt, dann nehm’ ich mir das Teil, egal, ob es morgen für eine Wartung gebraucht wird”). Anschließend ermitteln, in welchem Umfang die bestehenden Systeme die erforderliche Information bereits bereitstellen können (Ausschreibungen für Bauvorhaben enthalten z.B. die wesentlichen Mengengerüste, es fehlen aber hinreichend präzise Termine und Stücklisten, um Einzelteile zu disponieren) und an welcher Stelle die Information ggf. mit Annahmen angereichert werden muss, um für die Disposition relevant zu sein (z.B. welche Kabeltypen für welches Projekt in welcher Menge in Frage kommen). Schließlich Workflows festlegen, nach denen Annahmen zu relevanten Zeitpunkten (z.B. vor Verhandlung von Liefermengen mit Lieferanten) zu prüfen sind.

Projekt: Stakeholder sind die Fachabteilungen, die in ihrem Tagesgeschäft Teile aus dem Lager benötigen, sowie Einkauf und Disposition. Stakeholder bestimmen Mitarbeiter, die Aussagen hinsichtlich Teilebedarfen und deren Präzisierung über die Zeitachse machen können. Diese werden den Gegebenheiten in Einkauf und Disposition hinsichtlich Verhandlungen mit Lieferanten, Mengen und Lieferzeiten gegenübergestellt. Ein Team aus Mitarbeitern der Firma und des Beraters wertet die Erkenntnisse aus und liefert Vorgaben für Regelwerke und Workflows.

Der Kunde möchte für dieses Projekt auf Leitungsebene einen unabhängigen Blick von außen einbeziehen.

Unser erfahrener Projektleiter gewährleistet dies.

Es wird im Projekt als fundamental erachtet, dass die Mitarbeiter aus den Projektabteilungen die Belange von Disposition und Einkauf verstehen und umgekehrt.

Unser erfahrener Kommunikationsfachmann moderiert die entsprechenden Veranstaltungen (Komplementärberatung).

Die Stakeholder wünschen, dass wesentliche Prozesse in ihrem Bereich durch die Fokussierung auf Teiledisposition nicht beeinträchtigt werden.

Unsere Business Process Manager entwerfen Prozessvarianten, bei denen die Informationen quasi automatisch anfallen.

In der Diskussion über die Relevanz gewisser “Fälle” für das Generalthema sind quantitative Betrachtungen hilfreich.

Diese stellen wir kurzfristig mit unseren Tools im Process Mining bereit.

Zur Unterstützung der Transparenz der Abläufe im Lager werden Automatisierungsansätze diskutiert.

Unsere Automatisierungsexperten (RAP) sind dabei behilflich, geeignete Verfahren und zugehörige Geräte (Handscanner, Pick-by-voice, augmented Reality-Brillen) vorzuschlagen.