SAP Global Trade Services – Komplexe Außenhandelsprozesse korrekt abwickeln

Wie stelle ich in Zeiten von globalen Handelskonflikten, Freihandelsabkommen und der fortschreitenden Digitalisierung komplexer Außenhandelsprozesse sicher, dass die gesetzlichen Vorschriften im Zoll und Außenhandel eingehalten werden? Ganz einfach, mit der SAP-Anwendung Global Trade Services (kurz: SAP GTS) – einem Produkt, das SAP bereits 2003 eingeführt hat.

Internationale Handelsbeziehungen bringen für Ihr Unternehmen immer wieder neue Herausforderungen und immer mehr Pflichten mit sich. SAP GTS unterstützt Sie von der globalen Exportkontrolle bis hin zum effizienten Zollmanagement.

Mit dieser Anwendung stellen Sie in Ihrem Unternehmen sicher, dass die Abläufe im Außenhandel reibungslos funktionieren. Nicht erst seit der weltweiten Globalisierung sind die Ein- und Ausfuhr von Gütern wesentlicher Bestandteil täglicher Geschäftsprozesse. Und zusätzlich dazu sind insbesondere nach dem 11. September 2001 Themen, wie Sanktionslisten- oder Embargoprüfungen brisanter denn je.

Die SAP AG stellt mit SAP GTS eine branchenunabhängige Software bereit, mit der Unternehmen diese komplexen internationalen Geschäftsbeziehungen kontinuierlich an die sich schnell ändernden Handelsbestimmungen in aller Welt anpassen können. SAP nennt es: „Außenhandel effizient und sicher steuern und dabei alle gesetzlichen Vorschriften einhalten“.

SAP GTS unterstützt Sie nicht nur bei der Abwicklung Ihrer Handelsgeschäfte, sondern auch bei deren Steuerung. Mit dem Einsatz dieser Anwendung haben Sie die Möglichkeit, Ihre automatisierten Prozesse im gesamten grenzüberschreitenden Güterverkehr zu beschleunigen; egal ob Ihr Unternehmen Güter importiert oder exportiert.

SAP GTS informiert Sie zudem über das aktuelle Zollrecht und die außenwirtschaftlichen Beschränkungen, die in den letzten Jahren nicht nur laufend erweitert, sondern auch noch extrem verschärft worden sind. Bedingt durch den gezielten Einsatz von SAP GTS, lassen sich Verstöße gegen bestehende Auflagen sowie Zollbestimmungen und -verordnungen frühzeitig erkennen und ganz „easy“ vermeiden.

Die Gesamtlösung SAP GTS beinhaltet vier Teillösungen:

• SAP Compliance Management
• SAP Customs Management
• SAP Risk Management
• SAP Electronic Compliance Reporting

Das SAP Compliance Management deckt alle Prüffunktionen in der Ein- und Ausfuhrabwicklung ab.
Diese Teillösung umfasst die folgenden Dienste: Embargo- und Sanktionslistenprüfung sowie eine sogenannte „Produktbezogene“ Prüfung. Die relevanten Sanktionslisten werden dabei unter anderem in das GTS-System hochgeladen.

In der Praxis konnte ich sehr oft beobachten, dass eine Sanktionslistenprüfung in vielen Unternehmen erst nach dem Versenden der Anfrage bzw. der Bestellung durchgeführt wird. Ich halte es allerdings für wichtiger, die Sanktionslistenprüfung sofort nach dem Anlegen des Lieferanten systemseitig durchführen zu lassen.

Das Compliance Management hilft Ihnen außerdem, die oftmals komplizierten und verwirrenden Ein- und Ausfuhrprozesse zu überblicken bzw. zu automatisieren und das Risiko von Strafen und Bußgeldern für Ihr Unternehmen zu minimieren. Ich möchte an dieser Stelle auch auf das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BA FA), als eine sehr gute Informationsquelle, verweisen.

In der zweiten Teillösung, dem SAP Customs Management, werden Themen wie Zollabwicklung, ATLAS (deutsches System zur elektronischen Zollabwicklung), Versandverfahren und Kommunikation mit den Zollbehörden näher beleuchtet.

Im Rahmen der Zollabwicklung liegt der Fokus hier auf dem Anbinden an die elektronischen Zollverfahren und dem Drucken von Begleitpapieren. Die im Customs Management integrierte Tarifierungshilfe unterstützt Sie, die richtige Zolltarifnummer bzw. statistische Warennummer zu finden.
Die Zolltarifnummern bzw. statistische Warennummern spielen eine primäre Rolle bei Zollanmeldungen im Rahmen der Waren-Tarifierung sowie in der Materialstammdatenpflege des Materialstammsatzes in den Sichten „Außenhandel Import“ und „Außenhandel Export“.

Mit der richtigen Tarifierung ermitteln Sie, welche Abgaben erhoben werden müssen. Damit ist es Ihnen nachweislich möglich, den komplexen Import- und Exportvorgang Ihrer Waren zu beschleunigen und Ihre Gesamtkosten für die Abwicklung zollrechtlich relevanter Vorgänge signifikant zu senken.
Für die Zollverfahren mit Bestandsführung ist die Integration in die Logistikprozesse obligatorisch. Im Rahmen der Versandverfahren haben Sie die Möglichkeit, in Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien (im Moment noch1) den Niederlanden, Österreich, der Schweiz und Slowenien am New Computerized Transit System (NCTS), der elektronischen Abwicklung dieses Zollverfahrens, teilzunehmen.

Die dritte Teillösung, das SAP Risk Management, legt ihr Hauptaugenmerk auf die Themen Präferenz- und Akkreditivabwicklung sowie die Thematik Ausfuhrerstattung.
Im Risk Management haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen der Präferenzabwicklung Präferenzkalkulationen durchzuführen und Lieferantenerklärungen einfach und sicher zu verwalten. An dieser Stelle können Sie die sehr oft umfassenden Warenursprungsregeln direkt nutzen, da Sie diese automatisch übernehmen können.

Zusätzlich werden unter der Rubrik Ausfuhrerstattung die beiden Themen Ausfuhrlizenzen und Ausfuhrerstattungen beleuchtet. Die Thematik Ausfuhrerstattung beschäftigt sich mit dem Prozess der Ausfuhrerstattung und sie garantiert, dass alle Voraussetzungen für die Beantragung und Bewilligung von Ausfuhrerstattungen erfüllt werden.

Bestimmte Waren können Sie nur mit besonderer Genehmigung von Behörden exportieren. Diese Genehmigungen werden dann in Form von Ausfuhrlizenzen für Sie bereitgestellt.
Die integrierte Akkreditivabwicklung verwenden Sie hauptsächlich, um finanzielle Risiken für Ihr Unternehmen im globalen Handel einzugrenzen bzw. nach Möglichkeit komplett auszuschalten.

Das SAP Electronic Compliance Reporting, die vierte Teillösung, unterstützt Sie bei Abgabe von statistischen Meldungen, beispielsweise von INTRASTAT-Meldungen, die den Behörden für den innereuropäischen Handel zwischen zwei EU-Mitgliedstaaten regelmäßig übermittelt werden müssen. Die Abgabe dieser Meldungen ist in allen EU-Mitgliedstaaten verbindlich.
Nach Angaben von SAP sind Unternehmen in Deutschland zur Abgabe von INTRASTAT-Meldungen ab einem statistischen Wert von jährlich 400.000 Euro je Warenrichtung (Eingang/Versendung) verpflichtet. Im Rahmen meiner Tätigkeit als SAP GTS Key User habe ich die INTRASTAT-Meldungen immer monatlich abgesetzt.

Zusammenfassend bleibt zu resümieren, SAP GTS lässt sich nicht nur vollständig in Ihre Supply Chain einbinden, sondern Sie optimieren gleichzeitig Ihren Order-to-Cash-Prozess bzw. Ihren Purchase-to-Pay-Prozess. SAP umschreibt es mit den Worten: „Sie gestalten durchgängige Prozesse, reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand und sorgen für Transparenz und Compliance.“

Mit SAP GTS bleiben Sie immer am Ball und haben die regelmäßigen – aktuellen und zukünftigen – Änderungen im Außenhandel immer im Blick.

Übrigens, ein Wechsel von SAP GTS auf SAP S/4HANA ist nicht vorgeschrieben, da für SAP GTS auch in den nächsten Jahren Weiterentwicklungen zu erwarten sind. Allerdings bringt SAP S/4HANA neue Funktionalitäten hervor, deren Nutzung über SAP GTS nicht möglich sind.