LEAN Capacity Management

Im Bereich Informationstechnik vieler Unternehmen wird eine hohe Effektivität und Effizienz angestrebt. Und dies vor allem durch bestmögliche Ressourcen-Nutzung und einen reibungslosen Ablauf in der Bearbeitung von Aufgaben. Wie kann hier das LEAN Capacity Management effektiv unterstützen?

Insbesondere gilt es in den Unternehmen, Verschwendungen in den IT-Prozessen (Entwicklung, Bereitstellung, Service) zu erkennen und zu beseitigen. Verschwendungen können sich zum Beispiel in langen Laufzeiten, langen Wartezeiten oder in einer geringen Deployment-Rate von Funktionen ausprägen.

Die IT hat im Rahmen der Digitalisierungsinitiativen einen zunehmend kritischen Anteil an den Unternehmenszielen und Businessmodellen. Daher sollte der LEAN-Ansatz auf die Verhältnisse in IT-Bereichen übertragen werden. Da wären unter dem LEAN-Gedanken vor allem die Aspekte Überlast, Wartezeiten (unproduktive Zeiten), Unterlast, Fehlerbearbeitung und Fortschrittsraten zu sehen.

Wir von bcs-people haben ein Format entwickelt, das in einem strukturierten Prozess das Kapazitätsmanagement als elementaren Bestandteil jeder Produkt-, Service- und Infrastruktur-Entwicklung transparenter und planbarer macht. Es verspricht, „Verschwendung“ möglichst zu minimieren und damit effektiver und effizienter zu werden.

Nachfolgend beschreiben wir das strukturierte Verfahren, um speziell im IT-Bereich folgende Ergebnisse zu erreichen:

• Abgleich der vorhandenen Kapazität mit der tatsächlichen Arbeitslast
• Verfahren zur Disposition von Aufgaben und Tätigkeitsbereichen (prioritätengerecht)
• Planung der Aufgaben (rollenbezogen) unter Minimierung der Warte- und Liegezeiten
• Verfolgung der Aufgabenbearbeitung (rollen- und bereichsbezogen)
• Laufende Optimierung durch kennzahlenbasierte Priorisierung
• Ggf. Einbindung in ein Portfolio Management (Projekte, Services, Programme, etc.)

Es ist eine grobe Prozessbeschreibung im Vorgehen und der Ergebnisse in den jeweiligen Prozess-Schritten.

Kurzvorstellung LEAN-Prinzip

LEAN Management ist eine Disziplin zur Vermeidung bzw. mindestens weitgehenden Reduzierung von Verschwendungen im Unternehmen. Dabei ist grundsätzlich alles als Verschwendung anzusehen, was keine eigene Wertschöpfung erzeugt bzw. als Leistungsergebnis nicht vom Kunden honoriert wird bzw. würde.

LEAN ist der ideale Zustand eines Unternehmens, d. h. schlank, beweglich, effizient und adaptiv zu sein. Management ist die Tätigkeit zur Herstellung dieses Zustandes.
Dazu gibt es Methoden und Werkzeuge, die spezifischer Art sind und im Rahmen des Prinzips mehr oder weniger zum Einsatz kommen wie z. B. die Wertstromanalyse.

LEAN kennt 7 Verschwendungsarten:

• Überproduktion
• Bestände (Kapitalbindung)
• Transport
• Wartezeit
• Aufwändige Prozesse
• Lange Wege
• Fehler

Außerdem sind ungenutzte Ressourcen, Assets und Fähigkeiten ebenso als Verschwendung im Sinne von LEAN anzusehen.

Wenn man sich diese Verschwendungsarten genauer ansieht, haben (fast) alle irgendeinen Bezug zur unternehmensübergreifenden, bzw. unternehmensinternen „Liefer- und Leistungskette“. Denn diese bezieht natürlich alle diejenigen Haupt- und Zulieferprozesse mit ein, die einen wertschöpfenden Wertzuwachs z. B. durch Fortschritt, bzw. wertvernichtenden Charakter, z. B. durch Wartezeiten haben. Damit hat eine effektive Planung, Steuerung und Durchführung innerhalb einer Lieferkette einen starken Einfluss auf das Maß an Verschwendung und den Flow im Prozess.

Wichtiges Ergebnis aus dem LEAN-Prozess ist auch die Erkennung von Engpässen, bezogen auf den kritischen Pfad und die kritische Ressource. Zielzustand ist der optimale Fluss im Sinne von Durchsatz (FLOW).

Vorgehensweise

• Erfassung aller Aufgaben und Tätigkeiten durch Teamarbeit
• Ermittlung Aufwand pro Tätigkeit/Aufgabe
• Ermittlung der Komplexität pro Tätigkeit/Aufgabe
• Ermittlung der Kapazität pro Rolle
• Zuordnung der „Last“
• Abgleich Last und Kapazität
• Aufbau eines Kanban-Board pro Rolle/virtuellem Team
• Aufbau eines Bereichs-Boards mit den Aufgaben und Abhängigkeiten

Optional und zusätzlich könnte als Steuerungsmechanismus für die Effektivität ein Verfahren angewendet werden, in dem folgende Parameter auf die Aufgaben und Tätigkeiten zusätzlich angewendet werden.

• Business Value: Beschreibung und Bewertung des Wertes der Aufgabe, bezogen auf den Beitrag zur Generierung der Business-Ziele. Dies erfolgt nach einem Punktesystem.
• Cost-of-Delay: Was sind die Kosten, wenn sich die Aufgabenerledigung – gleich aus welchem Grund – verschiebt? Dies erfolgt i.d.R. ebenso nach einem Punktesystem.
• Priorisierung-Kennzahl: Quotient aus Cost-of-Delay und Aufwandsumfang. Je größer diese Kennzahl, umso wichtiger ist eine priore Bearbeitung.

Die Ermittlung der vorgenannten Kenngrößen und Informationen werden von den verantwortlichen Personen beigesteuert (z. B. Teamleiter, Gruppenleiter, IT-Management). Idealerweise können solche Steuerungsmechanismen in ein LEAN-, Projekt- oder Service-Portfolio Management eingebaut werden.

Zusammenfassung

Mit dem dargestellten Verfahren können folgende Benefits erzielt werden:

• Klarheit über den Umfang der Aufgaben bezogen auf die Zeitachse
• Erkennung von kritischen Ressourcen auf der kritischen Kette
• Abgleich von geplanter Kapazität und anstehender Aufgabenlast auf der Zeitachse, unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten
• Erkennung von Ineffizenzien, Wartezeiten, Puffer-Kapazitäten
• Management der Aufgabenerledigung im „Flow“
• Optional: Steuerung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit

Unser Beitrag

Wir führen beim Kunden das Verfahren ein und begleiten dieses bei der Ermittlung der Werte zu den vorgenannten Parametern. Dazu stellen wir ein Team aus erfahrenen IT-Managern und Agile Coaches zur Verfügung, das die Ergebnissicherung und -interpretation betreibt. Wir sind dabei neutral und unabhängig.